QUY TẮC LÀM VIỆC TRONG CÔNG TY Ở NHẬT

     Người lao động Việt Nam qua Nhật làm việc ngoài việc học hỏi  nâng cao tay nghề, phát triển bản thân thì chủ yếu là do các công ty ở Nhật Bản thu hút người lao động với mức lương cao, chế độ đãi ngộ tốt. Thế nhưng làm việc tại công ty ở Nhật cũng đòi hỏi bạn phải thích nghi với môi trường mới mẻ, nghiêm túc và sáng tạo “Theo cách của người Nhật”.

     Một khi đã qua Nhật Bản làm việc, sẽ có những quy tắc được quy định và những văn hóa công sở mà bạn cần phải biết. Một trong những ví dụ điển hình là “5 phút trước khi công việc bắt đầu phải trong tư thế sẵn sàng”. Những hành động mang tính chủ quan cá nhân như “Một chút chắc cũng không sao” sẽ dẫn đến hậu quả làm mất lòng tin của người khác đối với mình, cản trở tiến trình của công việc, thậm chí làm xáo trộn trật tự trong nội bộ công ty. Là một nhân viên trong công ty ở Nhật, bạn nên chấp hành các quy định.

1. TUÂN THỦ GIỜ GIẤC   

     Cả thế giới phải nghiêng đầu bái phục con người và đất nước Nhật Bản bởi họ sống vô cùng nguyên tắc, luôn đúng giờ mọi lúc, mọi nơi và đúng giờ được xem như là thói quen trong cuộc sống của người Nhật Bản. Chính vì vậy, khi người lao động sang Nhật làm việc, hay làm việc trong công ty Nhật bạn cần phải học điều này.

     Một điều cơ bản nhất trong các điều cơ bản khi làm việc cùng người Nhật là vấn đề tuân thủ giờ giấc. Bạn hãy nhớ rằng dù làm bất kỳ điều gì, đều phải hoàn thành công việc chuẩn bị trước giờ hẹn 5 phút. Nếu như trễ hẹn, thì bạn cần phải liên lạc với đối phương, thông báo tình hình hiện tại, thời gian dự đoán và gửi lời xin lỗi vì đã làm phiền. Hãy tránh những cách nói mập mờ như “Ngay lập tức” và “Một chút nữa” vì nếu bạn không nói thời gian cụ thể thì không chỉ làm tăng thêm sự khó chịu của đối phương mà có thể sẽ đánh mất cả lòng tin của họ dành cho bạn. Nói tóm lại quan điểm của người Nhật là việc đi làm sớm hay muộn đều là do bản thân mình, không được đổ lỗi cho hoàn cảnh tác động.

2. ĐI LÀM VÀ TAN CA   

     Chuẩn bị tư thế sẵn sàng khi bắt đầu giờ làm và nghiêm túc làm việc đến giờ tan ca là thái độ làm việc cơ bản. Những thái độ như “9 giờ bắt đầu làm việc nên 8 giờ 59 phút vào công ty cũng được” hay “5 giờ là hết giờ làm nên đúng 5 giờ là về ngay” là không thể chấp nhận được. Khi bạn hoàn thành công việc sớm và về sớm hơn các đồng nghiệp khác thì bạn nên chào hỏi trước như “tôi xin phép về trước” hoặc “Anh/chị có cần tôi giúp gì không?”

3. LUÔN GHI NHỚ QUY ĐỊNH 5S   

      5S là tên của một phương pháp quảng lý, sắp xếp nơi làm việc ở Nhật Bản. Nó được viết tắt của 5 từ trong gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

❧ Seiri: Luôn thực hiện sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc như tài liệu, giấy tờ, thông tin dự án đã cũ… và bỏ đi. Luôn sắp xếp công việc, lịch trình một cách cụ thể, chi tiết.

Người Nhật có thói quen dùng sổ tay để ghi nhớ các công việc. lịch trình cần phải thực hiện. Người Việt thì có thói quen dùng các tool memo hoặc smartphone để memo lịch trình hoặc các task công việc, nhưng tin mình đi , việc bạn ghi bằng tay ra sổ và tạo thói quen cầm và kiểm tra nội dung ghi hàng ngày sẽ giúp bạn ghi nhớ và ý thức về các công việc cần làm thay vì phó thác việc nhắc nhở đó cho các công cụ hỗ trợ điện tử đó.

❧ Seiton: Luôn sắp xếp đồ đạc ngăn nắp, gọn gàng để khi cần là có thể tìm được ngay thứ mình muốn.

❧ Seiso: Luôn giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc. Tự mình lau dọn dụng cụ, đồ đạc cá nhân.

❧ Seiketsu: Luôn tuân thủ và thực hiện theo 3 nguyên tắc bên trên.

❧ Shitsuke: Đào tạo, rèn luyện để mọi người có thói quen thực hiện 4 nguyên tắc trên một cách tự giác.

4. TUÂN THỦ QUY TẮC   

     Trong trường hợp bạn ra ngoài, bạn được cấp trên gọi, hay vì có khách nên rời khỏi chỗ ngồi của mình thì bạn hãy đẩy ghế vào dưới bàn gọn gàng, đồng thời thông báo cho người xung quanh biết mình đi đâu. Hãy sắp xếp gọn gàng các giấy tờ, vật dụng đang làm dở trên bàn của bạn. Nếu bạn không sắp xếp lại gọn gàng, rất có thể sẽ xảy ra những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn như lạc mất giấy tờ chẳng hạn.

     Khi bạn công tác bên ngoài, vì công việc kéo dài nên về công ty trễ hơn thời gian dự định, hãy nhanh chóng thông báo tình hình với cấp trên và xin chỉ thị. Bạn không được tự ý quyết định và về thẳng nhà.

Bất kể là vì lý do cá nhân đi chăng nữa thì cũng không được tự ý rời khỏi chỗ ngồi hoặc đi ra ngoài, nhất thiết phải có sự cho phép của cấp trên.

     Ngoài ra khi làm việc với người Nhật bạn cần chú ý những điểm sau:

✜ Sòng phẳng, rõ ràng không muốn nợ nần ai bất kể thứ gì, nên nếu sang Nhật có đi ăn cùng bạn bè, đồng nghiệp thì đừng có ngạc nhiên khi ai trả tiền người nấy.

✜ Người Nhật họ cũng rất hay để ý đến đánh giá và nhận xét, do đó khi làm việc với người Nhật bạn cứ yên tâm họ sẽ đánh giá chính xác mình là người như thế nào.

✜ Họ luôn muốn nhìn thấy sự tiến bộ của người lao động, mặc dù lúc mới sang xuất phát điểm của bạn có thể thấp từ khả năng giao tiếp cho đến kinh nghiệm làm việc. Tuy nhiên nếu bạn tiến bộ nhanh và tiến bộ đấy là do người Nhật mang lại thì họ rất hài lòng.

✜ Tuyệt đối tuân thủ quy định của xí nghiệp bạn làm việc.

✜ Tránh làm phiền người khác, đặc biệt không nên động chạm vào đồ đạc của người khác khi chưa được phép.

✜ Tính cách của người Nhật khá giống nhau, đặc biệt là ở Tokyo và những thành phố lớn gặp ai thì cũng như nhau cả bởi chế độ giáo dục bài bản đã ăn sâu vào tiềm thức của mỗi con người Nhật.